Что такое электронный документооборот?

В целях уменьшения издержек каждая компания постоянно работает над усовершенствованием различных бизнес-процессов. В связи с активным развитием современных технологий, всё больше компаний задумываются о переходе на EDI — электронный вид документооборота.

Что такое электронный документооборот?

Ознакомиться с предложениями в данной сфере вы можете на сайте https://ecom.ua, где есть подробная информация о том, что такое edi система. EDI существует для того, чтобы избавиться от обмена документацией в бумажном виде и перенести все подобные процессы в интернет. Электронный обмен данными заключается в определённом наборе инструментов, которые служат для выполнения различных операций с документами.

EDI призван избавить рабочий штат компаний или партнёров от бумажной рутины. Ведь внедрение системы электронного документооборота способствует автоматизации процесса внесения информации, а также повышению скорости и точности обработки данных. Автоматизации отчётов также называется электронная отчётность ReportEx. К примеру, две FMCG компании могут обмениваться заказами на поставки, счетами-фактурой, планами отгрузок и другими документами, используя безопасные коммуникационные каналы. EDI-системы обычно обладают понятным интерфейсом и стандартным деловым языком.

Стоит отметить, что подобная система подойдёт не для каждой компании, а внедрение её требует глубокой и тщательной подготовки. Кроме этого, сфера деятельности электронного обмена данными строго регулируется законодательством.

Из преимуществ системы EDI можно отметить экономию средств на бумаге, чернилах и почтовых услугах, возможность доступа к нужным документам и информации из любой точки мира, если они хранятся на «облаке», удобный и быстрый поиск либо редактирование данных.

Но также у этой системы есть и ряд минусов, которые заключаются в том, что цифровые данные легко доступны, но также и легко можно их потерять. К примеру, возможна поломка жёсткого диска вследствие чего могут пропасть и все данные сохранённые на нём. Следующим минусом является проблема конфиденциальности, ведь если эти документы находятся в сети, хоть и в зашифрованном виде при ограниченном доступе, они всё равно могут попасть в руки хакеру. Последний минус – это необходимость изменения всей системы документооборота в компании, что неизбежно повлечёт за собой довольно большие сроки адаптации, а также потребуется обучить персонал работе в новой системе EDI.

П.С.: Электронный документооборот — это мощный механизм, благодаря которым работа с документами будет ещё эффективнее. Это может положительно отразиться на общей производительности организации. И благо, что современные технологии способствует качественной обработки материалов. При отметим, что важно применять продукты, которые предоставляют специализированные организации, чтобы они отличались своей эффективностью.

Другие новости

Все опции закрыты.

Комментарии закрыты.

Использование материалов с сайта разрешаем при условии, что будет указан первоисточник (активная ссылка на наш сайт)