В целях уменьшения издержек каждая компания постоянно работает над усовершенствованием различных бизнес-процессов. В связи с активным развитием современных технологий, всё больше компаний задумываются о переходе на EDI — электронный вид документооборота.
Ознакомиться с предложениями в данной сфере вы можете на сайте https://ecom.ua, где есть подробная информация о том, что такое edi система. EDI существует для того, чтобы избавиться от обмена документацией в бумажном виде и перенести все подобные процессы в интернет. Электронный обмен данными заключается в определённом наборе инструментов, которые служат для выполнения различных операций с документами.
EDI призван избавить рабочий штат компаний или партнёров от бумажной рутины. Ведь внедрение системы электронного документооборота способствует автоматизации процесса внесения информации, а также повышению скорости и точности обработки данных. Автоматизации отчётов также называется электронная отчётность ReportEx. К примеру, две FMCG компании могут обмениваться заказами на поставки, счетами-фактурой, планами отгрузок и другими документами, используя безопасные коммуникационные каналы. EDI-системы обычно обладают понятным интерфейсом и стандартным деловым языком.
Стоит отметить, что подобная система подойдёт не для каждой компании, а внедрение её требует глубокой и тщательной подготовки. Кроме этого, сфера деятельности электронного обмена данными строго регулируется законодательством.
Из преимуществ системы EDI можно отметить экономию средств на бумаге, чернилах и почтовых услугах, возможность доступа к нужным документам и информации из любой точки мира, если они хранятся на «облаке», удобный и быстрый поиск либо редактирование данных.
Но также у этой системы есть и ряд минусов, которые заключаются в том, что цифровые данные легко доступны, но также и легко можно их потерять. К примеру, возможна поломка жёсткого диска вследствие чего могут пропасть и все данные сохранённые на нём. Следующим минусом является проблема конфиденциальности, ведь если эти документы находятся в сети, хоть и в зашифрованном виде при ограниченном доступе, они всё равно могут попасть в руки хакеру. Последний минус – это необходимость изменения всей системы документооборота в компании, что неизбежно повлечёт за собой довольно большие сроки адаптации, а также потребуется обучить персонал работе в новой системе EDI.
П.С.: Электронный документооборот — это мощный механизм, благодаря которым работа с документами будет ещё эффективнее. Это может положительно отразиться на общей производительности организации. И благо, что современные технологии способствует качественной обработки материалов. При отметим, что важно применять продукты, которые предоставляют специализированные организации, чтобы они отличались своей эффективностью.